HET BESTUUR

Artikel 1

Het bestuur van de vereniging onderscheidt een Algemeen Bestuur en een Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur telt een oneven aantal leden en wordt gevormd door de verenigingsvoorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris, de penningmeester en de voorzitters van de permanente activiteitencommissies.

Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor de besluitvorming binnen de vereniging. Binnen het Algemeen Bestuur functioneert het Dagelijks Bestuur, bestaande uit de verenigingsvoorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het Dagelijks Bestuur is belast met algemeen initiërende, stimulerende en coördinerende activiteiten ten bate van het verenigingsgebeuren. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de externe contacten en voor de communicatie tussen bestuur en leden. Het Dagelijks Bestuur is voor haar activiteiten verantwoording schuldig aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 2

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder gekozene en benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en tot het daarin uitbrengen van zijn stem. Elk bestuurslid heeft één stem. Het uitbrengen van een stem bij volmacht is niet toegestaan. Ieder jaar treden er bij toerbeurt drie bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar datum van toetreding. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar met dien verstande dat zij niet langer dan drie aaneengesloten perioden (van drie jaar) een bestuursfunctie kunnen bekleden.

Artikel 3

De vergaderingen van het Algemeen Bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden van het bestuur dit wensen. De voorzitter, of bij diens afwezigheid, zijn plaatsvervanger heeft in de vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

De bestuursleden ontvangen een schriftelijke uitnodiging, met bijgevoegde agenda, uiterlijk zeven dagen voor de datum, waarop de vergadering is vastgesteld. Indien dringende aangelegenheden dit vereisen is de voorzitter gerechtigd de bestuursleden telefonisch bijeen te roepen zonder overlegging van een schriftelijke uitnodiging en agenda en zonder in achtneming van de termijn van zeven dagen. De voorzitter is verplicht tot het bijeenroepen van een vergadering wanneer tenminste drie bestuursleden hierom verzoeken. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 4

Het bestuur is verplicht om op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

• De persoonsgegevens van de in artikel 4 van de statuten bedoelde leden. Op persoonlijke gegevens die door de leden verstrekt worden is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing. De gegevens worden verwerkt en opgeslagen in bestanden waarop voornoemde wet van toepassing is. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt door de T.C. Metzpoint en de KNLTB, en niet beschikbaar gesteld aan derden.
• Presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen alsmede de vergaderingen van het bestuur en de commissies.
• De bezittingen en schulden van de vereniging, kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, daaronder niet begrepen.

Van de ledenadministratie zal aan ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen een week inzage worden verstrekt

Artikel 5

Financiële bevoegdheden DB en AB:

• Als een bedrag is begroot kan een commissievoorzitter het tot 500 euro zonder toestemming vooraf uitgeven. Wel dient dit ten alle tijden, achteraf, aan de penningmeester gemeld te worden. Boven de 500 euro is toestemming van de penningmeester noodzakelijk.
• Investeringen, die betaald worden uit eigen middelen, dienen door het DB voorgelegd te worden aan het AB en worden achteraf gemeld in de ALV.
• Investeringen waarvoor een lening aangegaan moet worden, moeten altijd voorgelegd worden aan de ALV (zie de statuten).

Artikel 6

Alle bestuurs- en commissieleden van de vereniging dienen zich te houden aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op de vereniging. Hierbij gaat het om de Drank- en Horecawet, de Warenwet, de Milieuwet, de Tabakswet, BUMA/STEMRA, SENA en Videma, de Arbo-wet., wet op de kansspelen en sociale hygiène.

DE COMMISSIES

Artikel 7

Het Algemeen Bestuur kan maximaal zeven commissies voor permanente activiteiten instellen met algemene of bijzondere opdrachten. Elke commissie bestaat uit een voorzitter-bestuurslid en maximaal zeven leden. Bevoegdheden en verplichtingen van de commissies en haar leden worden geregeld in het huishoudelijk reglement. De commissies zijn verantwoording schuldig aan het Algemeen Bestuur. Commissies kunnen op elk moment door het Algemeen Bestuur worden ontbonden. De voorzitter blijft echter lid van het Algemeen Bestuur.

Artikel 8

Commissieleden worden door de voorzitter van de betreffende commissie, eventueel in overleg met iemand van het DB, benaderd.Tussentijds aftreden is te allen tijde mogelijk. Voor de dan ontstane vacature benadert de voorzitter van de betreffende commissie een nieuw commissielid. Een commissielid is bevoegd tot het bijwonen van vergaderingen van zijn commissie, kan daarin het woord voeren en heeft stemrecht. Alle voorstellen van de commissies vastgesteld bij volstrekte meerderheid van stemmen worden door de voorzitters aan het Algemeen Bestuur ter bekrachtiging voorgelegd. De uitspraak van het Algemeen Bestuur is bindend.

Artikel 9

Tot de commissies voor permanente activiteiten worden gerekend:

• Technische Commissie
• Jeugd Commissie
• Evenementen Commissie
• Paviljoen Commissie
• Park Commissie

Daarnaast zijn er nog twee werkgroepen die permanente activiteiten organiseren, maar die geen zitting hebben in het Algemeen Bestuur. Zij hebben wel een contactpersoon binnen het Dagelijks Bestuur en zij ontvangen de agenda en notulen van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur ter informatie:

• Dames Dag Commissie
• Redactie Commissie

Daarnaast zijn er nog een drietal commissies die semi-permanente activiteiten uitvoeren:

• Open Toernooi Commissie
• Gebouwen Commissie
• Lustrum Commissie

Artikel 10

De in artikel 11, lid 4 van de statuten bedoelde commissie (kascontrolecommissie), bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming, telkens geldende voor een jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij afwezigheid van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van het lid dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

Artikel 11

Artikel 3 van het huishoudelijk reglement is tevens van toepassing op vergaderingen van de commissies, met dien verstande dat een schriftelijke uitnodiging niet verplicht wordt gesteld.

DE TECHNISCHE COMMISSIE

Artikel 12

Is in algemene zin belast met activiteiten die dienen tot bevordering van het spelpeil in alle geledingen van de vereniging.

• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan, de technische commissie betreffende, en de daarbij behorende begrotingspost.
• Initieert, coördineert en begeleidt de organisatie en de deelname van T.C. Metzpointleden aan:
  • De KNLTB zomercompetitie in alle categorieën
  • De interne zomercompetitie voor herendubbels, damesdubbels en voor gemengd dubbels
  • De 55+ zomercompetitie voor damesdubbels, herendubbels en gemengd dubbels
  • De clubkampioenschappen voor senioren
  • De wintercompetities op avonden en in het weekend
  • De training voor senioren
• Stelt de teams samen voor de KNLTB districtszomercompetitie in de categorie heren en gemengd senioren en in de KNLTB landelijke zondagcompetitie heren en gemengd senioren.
• Stelt een verenigingsranglijst samen voor senioren.
• Bevordert de spelregelkennis en stimuleert deelname aan scheidsrechtersactiviteiten onder de leden, in en buiten het verenigingsverband.
• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een evenementenkalender en houdt toezicht op de planning van banen voor evenementen plus banen die beschikbaar zijn voor recreanten.
• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een inhangreglement en houdt toezicht op de naleving ervan en treft, in overleg met het Dagelijks Bestuur, zonodig maatregelen.

DE JEUGD COMMISSIE

Artikel 13

Is in algemene zin belast met de zorg voor de opvang en de begeleiding van jeugdleden.

• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan, de jeugd commissie betreffende en de daarbij behorende begrotingspost.
• Initieert, coördineert en begeleidt de organisatie en de deelname van T.C. Metzpoint jeugdleden aan:
  • De winteractiviteiten voor junioren
  • De clubkampioenschappen voor junioren
  • De training voor junioren
  • De toernooien voor junioren inclusief het family-cup toernooi
• Stelt de teams samen voor de KNLTB landelijke zondagscompetitie voor junioren.
• Stelt de teams samen voor de KNLTB districtszomercompetitie.

DE EVENEMENTEN COMMISSIE

Artikel 14

Is in algemene zin belast met de activiteiten die dienen ter bevordering van het recreatieve (niet competitie gebonden) tennis en van het totale sociale klimaat binnen de vereniging.

• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan, de evenementen commissie betreffende en de daarbij behorende begrotingspost.
• Initieert, coördineert en begeleidt de organisatie en deelname van T.C. Metzpoint leden aan:
  • Gezelligheidstoernooien
  • Bijeenkomsten, spelavonden, feesten e.d. ter bevordering van het sociale klimaat binnen de vereniging
• Is belast met de organisatie van de opvang en begeleiding van nieuwe leden.

DE PAVILJOENCOMMISSIE

Artikel 15

• Draagt zorg voor een verantwoorde in- en verkoop.
• Zorgt voor en/of regelt de schoonmaak van het paviljoen.
• Zorgt ervoor dat de horecawetgeving nageleefd wordt.
• Is verantwoordelijk voor het voeren van een adequate boekhouding en het opstellen van een begroting.
• Is verantwoordelijk voor het bemensen van de bar en het maken van een bardienstrooster.

DE PARKCOMMISSIE

Artikel 16

Is in algemene zin belast met activiteiten die dienen tot het onderhouden van alles wat men in het park kan aantreffen met uitzondering van het paviljoen.

• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan, de parkcommissie betreffende en de daarbij behorende begrotingspost.
• Initieert, coördineert en begeleidt de organisatie en de deelname van T.C. Metzpoint leden aan een onderhoudsploeg die:
  • toezicht houdt op het gebruik van de banen, de verlichting, het baanmeubilair, het spelmateriaal en maatregelen treft om de conditie ervan op peil te houden;
  • toezicht houdt op de beplanting van het park en maatregelen treft om de conditie ervan op peil te houden;
  • toezicht houdt op de bestrating, de fietsenstalling, het (gebruik van) hekwerk en de afwatering binnen ons park en maatregelen treft om de conditie ervan op peil te houden;
  • toezicht houdt op de opslag en verwijdering van afval voortkomend uit het gebruik van het park.
• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een baanreglement, houdt toezicht op de naleving ervan en treft in overleg met het Dagelijks Bestuur zonodig maatregelen.

DE DAMES DAG COMMISSIE

Artikel 17

Is in algemene zin belast met de zorg voor de opvang en begeleiding van de dames seniorleden.

• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan de dames dag commissie betreffende en de daarbij behorende begroting.
• Initieert, coördineert en begeleidt de organisatie en de deelname van T.C. Metzpoint dames seniorenleden aan:
  • Toernooien voor huisvrouwen (en huismannen)
  • De interne wintercompetitie voor huisvrouwen
• Stelt de teams samen voor de KNLTB districtscompetitie voor dames.

DE REDACTIE COMMISSIE

Artikel 18

Is in algemene zin belast met de redactie, uitgave en distributie van het clubblad.

• Is verantwoordelijk voor het opstellen van een jaarlijks activiteitenplan, de redactie commissie betreffende en de daarbij behorende begrotingspost.

DE GEBOUWENCOMMISSIE

Artikel 19

Deze commissie bestaat uit drie personen (petit comité) die verantwoordelijk zijn voor het bouwtechnisch onderhoud en de beveiliging van het Paviljoen. Dit comité rapporteert rechtstreeks aan het Dagelijks Bestuur. Leden die gebreken signaleren, kunnen direct contact opnemen met leden van het petit comité. In de Metzbode zullen de namen van het comité bekend gemaakt worden. Tevens zullen wijzigingen in het comité ook via de Metzbode bekend gemaakt worden.

De kosten die door deze commissie gemaakt moeten worden, staan op de begroting van de vereniging meestal apart vermeld, aangezien het vaak om grote bedragen gaat.

DE OPEN TOERNOOI COMMISSIE

Artikel 20

Deze commissie organiseert jaarlijks het Metzpoint Open Toernooi. De commissie opereert zelfstandig en heeft een organisatorische link naar het Dagelijks Bestuur. Financieel gezien bedruipt deze commissie zichzelf. De kosten worden betaald uit het inschrijfgeld en de sponsorgelden. Een eventuele winst gaat naar de vereniging. De financiën van de OTC zijn terug te vinden in de begroting en jaarrekening van de vereniging.

DE LUSTRUMCOMMISSIE

Artikel 21

Een keer in de 5 jaar organiseert de vereniging een lustrum. De organisatie hiervan is in handen van de lustrumcommissie. Deze commissie bestaat uit een afvaardiging van de vaste commissies van de vereniging aangevuld met leden van de vereniging. De voorzitter van de lustrumcommissie is lid van het DB. Op deze manier is er een organisatorische link naar het bestuur. Via de voorzitter wordt er verantwoording afgelegd aan het DB en AB.

Voor de lustrumcommissie wordt jaarlijks geld gereserveerd op de begroting. Daarnaast wordt getracht m.b.v. sponsoring extra middelen binnen te krijgen, wanneer het begrote bedrag onvoldoende blijkt te zijn.

DE LEDEN

Artikel 22

Leden zijn zij die zich als zodanig schriftelijk hebben aangemeld en door het bestuur zijn opgenomen in de ledenlijst. Leden zijn eerst gerechtigd om aan de verenigingsactiviteiten in enig verenigingsjaar deel te nemen, nadat de voor dat jaar , door de Algemene Ledenvergadering, vastgestelde contributie is voldaan. De contributie wordt elk jaar begin januari van het nieuwe verenigingsjaar via een incassoregeling geïnd. De leden (ouders van juniorleden), zijn verplicht hiervoor een machtiging af te geven aan de penningmeester.

Ontheffing kan alleen worden verkregen indien de jaarlijkse contributie voor 20 december voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar is bijgeschreven op een van de bankrekeningen van de vereniging;

Financiële bijdragen aan trainingen en de Winter Competitie worden via een incassoregeling geïnd. De leden, en ouders van juniorleden, zijn verplicht hiervoor een machtiging af te geven aan de Penningmeester. De financiële bijdrage voor de training is gebaseerd op de totale trainingskosten van een periode (zomer, winter) en wordt naar rato verdeeld over de deelnemende leden. Deze kosten zijn gebaseerd op:

• Kosten van de trainer/s;
• Kosten van trainingsmaterialen zoals ballen en andere attributen.

De financiële bijdrage voor de Winter Competitie wordt door het AB vastgesteld.

Artikel 23

De leden zijn verplicht zich naar de geest en de letter te houden aan de geldende reglementen en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de leden van het Algemeen Bestuur, leden van de technische commissie, waaronder begrepen de competitieleider en de paviljoen commissie. De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden, en evenementen en vergaderingen van de vereniging aanwezig te zijn met uitzondering van de vergaderingen van het bestuur en van de commissies. De leden hebben het recht geschillen te deponeren bij de voorzitters van de commissies onder wier verantwoordelijkheid het geschil kan worden gerangschikt. Wanneer zij van mening zijn dat het geschil niet afdoende is behandeld kunnen zij het geschil aanhangig maken bij een geschillen commissie, die zal bestaan uit een vertegenwoordiger van de klager, de voorzitter van de betreffende commissie en een afgevaardigde van het Dagelijks Bestuur. Het eindoordeel van de geschillen commissie is bindend.

Artikel 24

Vanaf 1 januari 2006 dienen de leden zich te houden aan een algeheel rookverbod voor het paviljoen.

Vanaf september 2005 zijn alle seniorleden verplicht bardienst te draaien. Ontheffing kan worden verkregen door een verzoek in te dienen bij het AB.

Artikel 25

Ten aanzien van wachtenden is afgesproken dat zij geen Metzbode ontvangen, wel mee mogen doen aan de training en zich als reserve op kunnen geven voor de wintercompetitie. Voor beide activiteiten geldt dat zij alleen mee kunnen doen als de plaatsen niet opgevuld kunnen worden door actieve leden.

ALGEMENE LEDENVERGADERING

Artikel 26

Bijeenroeping van een Algemene Ledenvergadering geschiedt conform het gestelde in de artikelen 13, lid 1 en 17, lid 1 van de statuten. Bij de agenda worden alle op de punten betrekking hebbende bijlagen meegezonden.

Artikel 27

Kandidaatstelling voor een door de Algemene Ledenvergadering te kiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidheidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 28

Een besluit of benoeming door de Algemene Ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering is ongeldig echter met inachtneming van artikel 16, lid 9 en 10 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen of een zodanig benoemde is gekozen met tenminste tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen -blanco stemmen daaronder niet begrepen -en naar aanleiding van een voorstel, mits geen voorstel van ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.

Artikel 29

De agenda van de Algemene Ledenvergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen voor de verzending van de uitnodigingendoor tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping bevoegden daarin wensen op te nemen. Alle op de agenda van een Algemene Ledenvergadering voorkomende punten worden op die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid, staande de vergadering gedaan voorstel dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits ondersteund door vier andere leden.

Artikel 30

Schade toegebracht aan de vereniging of haar bezittingen, veroorzaakt door een lid kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald. Bij de vaststelling van de hoogte van de schadeclaim zal het bestuur zich, indien nodig laten adviseren door experts.

Artikel 31

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris een exemplaar van de statuten of van het huishoudelijk reglement, dit tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Tevens wordt het Huishoudelijk Reglement op de website geplaatst.

Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van T.C. Metzpoint op 10 december 1986, met wijzigingen goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering op 25 november 1991, 23 november 1992, 12 november 2001, 8 maart 2004 en 8 maart 2005.